Hoe voorkom ik no-shows op evenementen en bijeenkomsten?

Auteur: Rens Tanis en gasten van de netwerkbijeenkomst van het Netwerkgids Netwerk Gilde evenement

Iedereen die weleens een netwerkbijeenkomst of evenement heeft georganiseerd kent het fenomeen no-shows.  Hierbij bedoelen we de bezoekers die na aanmelding zonder tegenbericht niet komen opdagen. De gemiddelde no-shows, inclusief mensen die zich wel keurig bijtijds afmelden ligt op 10% van het totale aantal mensen op de gastenlijst. In de praktijk kan het percentage behoorlijk oplopen merken wij als Netwerkgids Nederland.

De effecten voor de organisator zijn groot. Soms mag je aan het publiek gaan uitleggen waarom er 50% minder mensen zitten. Of dat jouw ontwikkelde activiteiten geen doorgang kunnen vinden. Dan zwijgen we maar over natuurlijk het omzet verlies, de kosten blijven veelal hetzelfde. Maar het allerergste is natuurlijk het gevoel van in de steek gelaten te worden.

Niet alleen de eventmanager voelt de gevolgen, de persoon in kwestie die niet is komen opdagen, zal toch een rekening betalen. Dit wordt vaak niet bij stil gestaan. Je staat als no-show'er direct om de zwart lijst van ongenode gasten. En welke verhalen worden verteld door eventmanager over het feit dat jij niet komt opdagen? Niet goed voor jouw imago en business.

Tijdens een meeting van het  Netwerkgids Nederland Netwerkgilde (bijeenkomsten speciaal voor netwerk- en eventmanagers) hebben we samen mogelijke oplossingen tegen no-show's van bezoekers bedacht. De uitkomsten vind je hieronder, zonder garantie op resultaat.

1. Lijst van aanwezigen openbaar maken
2. Twee toegangskaarten voor de prijs voor 1
3. Prijs kwaliteit verhouding in orde
4. Focus op de doelgroep in jouw marketing en programmering (behoeften van de klant)
5. Verloting / cadeau voor de aanwezigen
6. Deelnemers ophalen van huis
7. Gratis parkeren
8. Vastketenen in de bus
9. Vooraf betalen bezoekers
10. VIP Arrangement aanbieden
11. Stoppen met extra’tjes, meer concentratie op de inhoud
12. Actueel thema
13. Incalculeren en niet zuren
14. Inspirerende sprekers
15. Bekende Nederlanders uitnodigen
16. Netwerkgids Nederland inschakelen
17. Geschapen verwachtingen waarmaken
18. Zorgen voor de wauw ervaring

19. Samenwerking tussen netwerken

20. Beleving toevoegen aan het programma

21. Met een opdracht weer na buiten laten gaan 

22. Ledentevredenheidsonderzoek

23. Goed marketingplan

24. Maximaal aantal deelnemers communiceren, meer mensen werven met acquisitie

25. Topless bediening / Chippendales

26. Huisdieren en kinderen mogen ook mee

27. Laag drempelig programma aanbieden

28. Alternatieve programma’s in 1 bijeenkomst

29. Parallele programma’s

30. Gratis drank

31. Korting op je lidmaatschap bij x aantal bezoeken

32. Bezoekers vooraf nabellen of ze nog komen
33. En natuurlijk: boete betalen als je niet komt
    
    
34. Heb je nog andere toevoegingen aan deze lijst om no-shows te voorkomen? Plaats ze vooral hieronder!